Ausgangssituation
Die Buchhaltung der Tochtergesellschaft musste zwei Adressaten zugleich gerecht werden: den lokalen gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen sowie dem Management im Ausland, das zeitnahe, verständliche Finanzinformationen in englischer Sprache erwartete. Das monatliche Reporting musste zudem Veränderungen bei Vorräten, Forderungen, Verbindlichkeiten und operativer Marge erklären. Eine ungewöhnliche Margenentwicklung durfte nicht einfach an den Konzern weitergereicht werden, ohne zuvor zu klären, ob sie die tatsächliche operative Entwicklung widerspiegelte oder auf ein buchhalterisches Problem zurückging.
Unsere Lösung
Wir haben ein wiederkehrendes Reporting-Paket auf Grundlage des Hauptbuchs aufgebaut. Es umfasste die Summen- und Saldenliste, die Gewinn- und Verlustrechnung, Vorratsinformationen, offene Forderungen und Verbindlichkeiten sowie, wo erforderlich, englischsprachige Abschlüsse oder Zusammenfassungen. Wich die operative Marge vom erwarteten Muster ab, wurden die Buchhaltungsdaten vor der Freigabe mit dem zuständigen operativen Ansprechpartner abgestimmt. So wurde die Buchführung mit der betrieblichen Realität hinter den Zahlen verknüpft, und für das Management entstand eine dokumentierte Erklärung. Dieselben strukturierten Unterlagen konnten später den externen Abschlussprüfern zur Verfügung gestellt werden, was Doppelarbeit zwischen dem monatlichen Reporting und den Prüfungsarbeiten zum Jahresende reduzierte.
Ergebnis
Die Tochtergesellschaft erhielt ein einheitliches Reporting in Konzernqualität, ohne dafür ein eigenes internes Finanzteam für dieselben Aufgaben unterhalten zu müssen. Das Management gewann schneller Einblick in Working Capital und Profitabilität, und ungewöhnliche Entwicklungen wurden validiert, bevor sie eskaliert wurden. Außerdem entstand ein wiederverwendbarer Prüfpfad für die spätere externe Prüfung.
