Ausgangssituation
In Unternehmen mit häufigen Lagerbewegungen und vielen Lieferantenrechnungen kann eine Buchung im Buchhaltungssystem technisch korrekt aussehen und dennoch wirtschaftlich falsch sein. Bei einer monatlichen Prüfung ließ sich eine Lieferantenrechnung nicht wie erwartet mit dem Lagerfluss abstimmen. Zudem tauchte ein weiterer Beleg ohne den üblichen Bezug zu einem Wareneingang auf. Bleiben solche Ausnahmen ungeklärt, können sie Kosten oder Verbindlichkeiten zu hoch ausweisen, die Handelsspanne verzerren und das Vertrauen in das Management-Reporting schwächen.
Unsere Lösung
Wir haben die Ausnahmen hinterfragt, statt einfach um sie herumzubuchen. Wir verglichen die Lieferantenbelege mit den Lagerbewegungen und baten den Mandanten, die Einträge im Quellsystem zu überprüfen. Dabei stellte sich heraus, dass eine Lieferantenrechnung doppelt erfasst worden war und korrigiert werden musste. Eine weitere scheinbare Abweichung erklärte sich als Preisanpassung, die zu Recht keinen physischen Wareneingang aufwies. Diese Unterscheidung war wichtig: Der eine Fall war ein Fehler, der andere hatte einen berechtigten wirtschaftlichen Hintergrund. Beide wurden dokumentiert, bevor die Monatszahlen als endgültig galten.
Ergebnis
Die doppelte Rechnung wurde erkannt und korrigiert, bevor sie die Buchhaltung weiter verzerren konnte; die berechtigte Preisanpassung blieb mit einer klaren Erläuterung bestehen. Das Management erhielt ein verlässlicheres Bild von Kosten und Marge. Zudem zeigte die Prüfung den Nutzen, Buchhaltungskontrollen mit der Vorratsabstimmung zu verbinden, statt das Hauptbuch isoliert zu prüfen.
